Die Zeiten, in der sich Bücher und Artikel mit der Überschrift „Mythos Personalberatung” gut verkauften, sind lange vorbei. Bewerber, Auftraggeber und Journalisten kennen in Grundzügen das Innenleben einer Personalberatung durch diverse Fachbeiträge oder eigener Erfahrung. Dennoch möchte wir Ihnen eine Einführung in die Materie geben, um das Verständnis weiter zu vertiefen und daraus Handlungsempfehlungen für Auftraggeber und Bewerber herleiten. Eine übersichtliche und stichpunktartige Zusammenfassung der einzelnen Schritte soll zu einem ersten Überblick verhelfen:
Arbeitsweise einer Personalberatung
Übersicht: Prozessschritte eines Personalberaters
- Projektstart: Auftragserteilung durch das Unternehmen an den Personalberater
- Projektplanung, Erstellung eines Anforderungs- bzw. Kandidatenprofils in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
- Erstellung einer Positionsbeschreibung für den Bewerber
- Festlegen der Search Strategy (Suchstrategie): Wo und mit welchen Mitteln können geeignete Bewerber gefunden werden?
- Erstellung einer Target List (Zielfirmenliste) in Abstimmung mit dem Auftraggeber
- Durchführen der Marktstudie (Desktop Research, Active Research)
- Erstellung einer Long List (Erstansprachenliste)
- Erstansprache potenzieller Kandidaten, daraus resultiert eine Kandidaten „Short List“
- Persönliches Interview des Personalberaters mit dem Kandidaten, Einholung und Prüfung von Referenzen
- Erstellung vertraulicher Berichte inkl. Lebenslauf und Einschätzung des Beraters
- Präsentation der Kandidaten beim Kunden (Vorstellungsgespräch)
- Moderation & Placement – Moderation bei Vertragsverhandlungen bis zum „Placement“ (Vertragsunterzeichnung)
- Nachbetreuung, weiterhin Ansprechpartner für Kunde und Bewerber, evtl. Begleitung bei der Integration im Unternehmen (Onboarding)
Die Strukturen der Personalberatungen sind weitgehend identisch. Es gibt die Ebene der Partner bzw. Berater, die den Kundenkontakt pflegen und die Umsatzverantwortung (Akquise) tragen, sowie die Mitarbeiter, die die Projektabwicklung verantworten und den Berater bei der Suche unterstützen.
So wird man als Bewerber entweder von einem Mitarbeiter des Beraters oder vom Berater direkt kontaktiert. Je nach (Größe der) Beratung und der zu besetzenden Position sowie der Erfahrung des Mitarbeiters werden mehr oder weniger Schritte eigenverantwortlich übernommen. So übernimmt der Mitarbeiter – üblicherweise Researcher, Projektleiter oder Consultant genannt – die Erstansprache des Bewerbers, d.h., er stellt den Erstkontakt zum Bewerber her. Er kann aber auch bis zur abschließenden Präsentation und Vertragsunterschrift beim Kunden der einzige Ansprechpartner des Bewerbers bleiben.
